巧用Microsoft Outlook 2000 (转帖)

TIGER

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---- Microsoft Outlook 2000是现在应用十分普遍的一款邮件客户端软件。本文介绍了一些Microsoft Outlook 2000使用小技巧，它们可以使您在处理日常工作时更加简便和快捷。如果您学会并灵活应用这些技巧，Microsoft Outlook就会成为您工作和生活的得力助手。 <br>
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一、邮件跟踪功能 <br>
---- 在日常工作中，人们常常会遇到这种困惑: 刚发送出去的电子邮件对方是否收到呢？Microsoft Outlook的邮件跟踪功能可以帮助您解决这一问题。当您希望发送邮件后确认邮件是否寄到目的地以及是否被阅读时，可以通过设置邮件跟踪选项来实现对发送邮件的跟踪。实现方法如下。 <br>
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---- 首先，创建一新邮件，并选择“视图"*"选项”。然后，在“邮件选项” 对话框中(如图1所示)，您可以对邮件的一些属性进行设置。在“投票和跟踪选项”中可以通过选择“请在送达此邮件后给出'送达'回执”和“请在阅读此邮件后给出'已读'回执”2个复选项实现对邮件的跟踪。 <br>
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---- 另外，在此对话框中，您还可以在“邮件设置”选项中设置邮件的重要性和敏感度，在“传递选项”中设置邮件发送的时间。您只需在“传递不早于”文本框及“过期时间”文本框中填写时间，邮件即会在您指定的时间发送。在前面提到的“投票和跟踪选项”选项中，用户还可以通过对“使用投票按钮”选项的设置来进行意见征询，这一功能对于有反馈需求的用户是很有帮助的。 <br>
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二、邮件撤回功能 <br>
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---- 用户在发送邮件时，常会碰到这种情况: 刚刚点击“发送”按钮，突然想起刚才的邮件中还有些错误或邮件发送地址写错了。遇到这种情况时，您不必着急，或许Microsoft Outlook会帮您大忙，它可以神奇地把部分已经发出但尚未被阅读的邮件收回。实现方法如下。 <br>
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---- 在“已发送的邮件”视图中，双击要撤回的邮件。然后，选择“动作"*"撤回该邮件”，打开“撤回该邮件”对话框，选择“删除该邮件的未读副本”选项或者“删除未读副本并用新邮件替换”选项实现对已发送邮件的撤回。 <br>
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---- 注意: 此功能只有当配置文件中设置的信息服务是"Microsoft Exchange Server"时才会生效，对于Internet Mail无效。 <br>
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三、“外出助理”小帮手 <br>
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---- 当您因为外出不能及时回复邮件时，可以利用Microsoft Outlook提供的“外出时的助理程序”及时处理您的邮件。实现方法如下。 <br>
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---- 1．选择“工具"*"外出时的助理程序”，在“外出时的助理程序”对话框(如图2所示)中选择“我目前外出”选项，在下面的文本框中填写相应的说明文字。 <br>
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---- 2．点击“添加规则”按钮，在“编辑规则”对话框中选择邮件处理方式(如图3所示)。 <br>
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---- 3．“编辑规则”对话框提供了多种邮件到达时的处理方法。其中最简单的处理方法就是创建模版。方法是选中“答复”复选框，并点击“模板”按钮来创建模板。比如，我们可以创建一个内容为“我现在不在北京，有事请打手机: 123456789”的模板并保存。这样，当您外出时收到邮件，Microsoft Outlook会自动回复已创建模版内容给对方。注意: 对于同一个发信人，Microsoft Outlook只回复一次。 <br>
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四、巧用个人通讯录 <br>
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---- 在Microsoft Outlook中建立自己的“个人通讯录”可以使您方便地处理通讯录中的信息。与您所使用的“Outlook通讯录”一样，当您发信给某人，而此人的信息已存在于您的“个人通讯录”中，您不必查找对方邮件地址，只需在收件人处填写此人姓名的全拼，验证身份后，即可发送邮件。使用方法如下。 <br>
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---- 1．选择“工具"*"服务”。 <br>
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---- 2．在“服务”选择卡中的“在此配置文件中设置以下信息服务”选项中点击“添加”按钮，并选择“个人通讯录”选项，然后单击"确定"按钮，一个"个人通讯录"就建好了。 <br>
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---- 3．用户在建立的"个人通讯录"中填入联系人的相应信息，在"显示名称"处填写联系人的姓名，格式为联系人姓名的全拼，例如： wangming(汪明)，在“电子邮件地址”处填写联系人的邮件地址。您还可以根据自身需要将人员分组，即在“添加新地址”处选择“个人通讯组列表”选项进行添加。 <br>
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---- “个人通讯录”实际上就是一个.pab文件，最好记住该文件的文件名并备份，这样当您的系统重新安装或者更换机器时，只需简单地把该文件拷贝到新的机器上，选择“工具"*"服务”，添加一个“个人通讯录”，再把路径直接指向该文件就可以恢复原来通讯录中的所有信息了。 <br>
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五、处理垃圾邮件 <br>
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---- 有时您可能会遇到这种情况: 上网时间长了，邮件来往越来越多，在深切感受到电子邮件简便快捷的同时，它也会给您带来一些意想不到的小烦恼--垃圾邮件越来越多。这些垃圾邮件有些是预定的过多的无法退订的免费电子读物，还有些是互联网上没完没了的广告邮件。利用Microsoft Outlook提供的“规则向导”功能，您可以轻松对付这些不受欢迎的垃圾邮件。实现方法如下。 <br>
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---- 选择“工具"*"规则向导”，点击“新建”按钮创建一个规则，通过此规则来实现对某一类邮件的处理和筛选。规则建立的步骤具体如下。 <br>
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---- 1．在“规则向导”对话框的“创建何种类型的规则”选项中(如图4所示)，可以设置在什么情况下执行规则。常用的选项有“邮件到达时检查”、“按内容移动邮件”、“按内容分类”以及“重要邮件到达时通知我”等，如果是处理垃圾邮件，可以选择“邮件到达时检查”选项。设置完成后，单击“下一步”按钮，出现图5对话框。 <br>
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---- 2．在“想要检测何种条件”选项中可以选择“主题或正文中包含特定词语”、“邮件标题中含有特定词语”等复选项(如图5所示)，这样一旦有包含这些特定内容的垃圾邮件到达时系统就会进行相应的操作。设置完成后，单击“下一步”按钮，出现图6对话框。 <br>
---- 3．“如何处理该邮件”选项中提供了多种邮件处理方式，您可以选择“将它移动到指定文件夹中”选项、“将其永久删除”选项等来进行相应操作。根据您自身的需要，可以在此设定删除这些垃圾邮件或者把它们临时转移到其他文件夹中。 <br>
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---- 4．您还可以在“添加例外规则”选项中根据自身情况添加一些例外规则。 <br>
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---- 上述步骤完成后，点击“完成”按钮，规则设定就完成了。 <br>
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---- 在此我们只举了一个垃圾邮件处理的例子，您还可以根据实际需要设计出各种各样的邮件处理规则，不妨试着建立一些自己的邮件处理规则，那时您会真正体会到此项功能的强大。 <br>
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钉子

我认为这个很难实现,最起码现在系统没有这个功能.